Vnitřní směrnice společnosti JAKUB ELEXMAYER, s.r.o., IČ: 61326771, se sídlem Teplická ul. 443, 417 23 Košťany (dále jen „Společnost“) upravující ochranu oznamovatelů – Whistleblowing

Tato směrnice stanoví podmínky pro podávání a postup posuzování oznámení o možném protiprávním jednání, podmínky poskytování ochrany fyzické osobě, která oznámení učinila (dále jen „oznamovatel“), včetně poukazu na působnost Ministerstva spravedlnosti (dále jen „ministerstvo“) na úseku ochrany oznamovatelů, to vše ve smyslu zákona č. 171/2023 Sb. o ochraně oznamovatelů (dále jen „zákon“).

Oznámení

Oznámení obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u Společnosti, jakožto osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost ve smyslu § 2 odst. 3 a 4 zákona (dále jen „práce nebo jiná obdobná činnost“), nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které má znaky trestného činu, má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč, porušuje zákon, nebo porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů, daně z příjmů právnických osob, předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ochrany spotřebitele, souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti, bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích, ochrany životního prostředí, bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví, radiační ochrany a jaderné bezpečnosti, hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek, ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví, ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů, ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Oznámení obsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele; má se za to, že údaje o totožnosti oznamovatele jsou pravdivé. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě nebo státnímu zaměstnanci podle § 13 zákona známa.

Prací nebo jinou obdobnou činností se pro účely zákona a směrnice rozumí závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu, samostatná výdělečná činnost, služba, výkon práv spojených s účastí v právnické osobě, výkon funkce člena orgánu právnické osoby, plnění úkolů v rámci činnosti právnické osoby, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet, správa svěřenského fondu, dobrovolnická činnost, odborná praxe, stáž, nebo výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění, jakož i ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost.

Odvetné opatření

Odvetným opatřením se pro účely zákona a této směrnice rozumí jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno učiněním oznámení a které oznamovateli nebo jiné osobě podle ustanovení §4 odstavce 2 písm. a) až h) zákona (dále jen „jiná osoba“) může způsobit újmu; při splnění těchto podmínek je odvetným opatřením zejména rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou, zproštění výkonu služby, zařazení mimo výkon služby nebo skončení služebního poměru, zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, odvolání z místa vedoucího zaměstnance nebo ze služebního místa představeného, uložení kárného opatření nebo kázeňského trestu, snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku, přeložení nebo převedení na jinou práci nebo na jiné služební místo, služební hodnocení nebo pracovní posudek, neumožnění odborného rozvoje, změna pracovní nebo služební doby, vyžadování lékařského posudku nebo pracovnělékařské prohlídky, výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo zásah do práva na ochranu osobnosti.

Odvetnému opatření nesmí být vystaven oznamovatel ani jiná osoba. Jde-li o oznámení, které neobsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, náleží oznamovateli a jiným osobám ochrana podle zákona a jiných právních předpisů od okamžiku, kdy jejich totožnost vyjde najevo tomu, kdo je může vystavit odvetnému opatření.

Společnost, pro níž oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nesmí umožnit a neumožní, aby oznamovatel nebo jiná osoba byli vystaveni odvetnému opatření.

Ochrana oznamovatele

Ochrana podle zákona náleží oznamovateli, který oznámení ve smyslu § 7 odst. 1) a 2) zákona podal prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému Společnosti, podal ministerstvu, nebo za podmínek stanovených zákonem uveřejnil. Ochrana před odvetným opatřením podle zákona náleží rovněž osobě, která oznámení podala orgánu veřejné moci příslušnému podle jiného právního předpisu nebo přímo použitelného předpisu Evropské unie. Ochrana před odvetným opatřením nenáleží osobě, která učinila oznámení, aniž měla oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích (dále jen „vědomě nepravdivé oznámení“).

Vnitřní oznamovací systém Společnosti

Příslušná osoba

Společnost ve smyslu § 9 odst. 1 zákona určuje příslušnou osobu pro výkon činností dle § 11 zákona, podle kterého příslušná osoba přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, navrhuje Společnosti opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele nebo jiné osoby, plní pokyny Společnosti, ledaže ohrožují nebo maří výkon její činnosti podle zákona, postupuje při výkonu své činnosti podle zákona nestranně, zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti podle zákona, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud zákon nestanoví jinak. Příslušná osoba nesmí být za řádný výkon své činnosti podle tohoto zákona postihována.

Příslušnou osobou se určuje:

Petra Kellerová, zaměstnanec Společnosti
tel: +420 731 622 771, e-mail: whistleelex@jakub.cz

Oznamování

Oznamovatel může podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému Společnosti písemně na adresu sídla Společnosti k rukám příslušné osoby, nebo ústně příslušné osobě, nebo na jeho žádost osobně u příslušné osoby, nebo prostřednictvím k tomu určené schránky, která je umístěna v sídle Společnosti (v přízemí budovy sídla Společnosti, konkrétně v prostoru vstupní haly) a je označena logem Společnosti a názvem „Whistle“ (dále jen „schránka“). Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal.

O ústním oznámení se pořídí jeho zvuková nahrávka nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Zvukovou nahrávku ústního oznámení lze pořídit pouze se souhlasem oznamovatele. Příslušná osoba nebo pověřený zaměstnanec umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.

Vyloučení oznámení

Společnost vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro Společnost nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) zákona.

Postup po přijetí oznámení

O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele, ledaže oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě (dále jen „výluka z oznámení“).

Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím, ledaže je dána výuka z oznámení.

Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.

Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba navrhne Společnosti opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Společnost takový návrh vyhodnotí a je – li důvodný, zajistí Společnost přijetí vhodných opatření k nápravě nebo předejití protiprávního stavu v návaznosti na podané oznámení.

Je-li oznámení podáno u příslušné osoby Společnosti, pro kterou oznamovatel nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, navrhuje příslušná osoba nápravná opatření osobě, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nevylučuje-li to povaha věci. Nepřijme-li povinný subjekt opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření; to neplatí, jde-li o opatření navržené jiné osobě než povinnému subjektu, který tuto příslušnou osobu určil. O přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele, ledaže je dána výuka z oznámení.

Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.

Zákaz poskytnutí údajů

Příslušná osoba neposkytne informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení. Informace o totožnosti oznamovatele a jiné osoby je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů; to platí obdobně pro informace o totožnosti osoby uvedené v oznámení, jde-li o postup podle hlavy III. zákona. Poskytuje-li příslušná osoba informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci podle předchozí věty, je povinna o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.

Evidence oznámení

Příslušná osoba a ministerstvo jsou povinny v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu datum přijetí oznámení, jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jim tyto údaje známy, shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa, datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek.

Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení. Ministerstvo je povinno uchovávat jemu podané oznámení a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne jeho přijetí.

Do evidence, k dokumentům souvisejícím s oznámením a k uchovávaným oznámením má přístup v případě oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému pouze příslušná osoba a v případě oznámení podaných ministerstvu pouze pověřený zaměstnanec.

Oznámení ministerstvu

Za podmínek stanovených v ustanovení § 13 až 18 zákona lze oznámení podat i ministerstvu. Ministerstvo určí státní zaměstnance, kteří vykonávají jeho působnost podle zákona (dále jen „pověřený zaměstnanec“). Ministerstvo přijímá a posuzuje oznámení podle zákona, poskytuje metodickou, poradenskou a jinou odbornou pomoc ve věcech ochrany oznamovatelů, plní další úkoly stanovené zákonem. Ministerstvo uveřejní na svých internetových stránkách způsoby, jakými je možné učinit oznámení podle zákona včetně uvedení kontaktních údajů pověřeného zaměstnance, zejména adresy elektronické pošty nebo jiné adresy pro doručování a telefonního čísla, informace o podmínkách, za kterých je možné pořídit zvukovou nahrávku ústního oznámení a další informace stanovené zákonem.

V Košťanech dne 31.10.2023